Beschlussvorlage - 00/2025/24

Der Amtsausschuss des Amtes Seenlandschaft Waren beschließt die Einleitung des Vergabeverfahrens für die Beschaffung einer neuen Finanzsoftware für das Amt Seenlandschaft Waren für das Haushaltsjahr 2027. Es soll eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.

Das Amt Seenlandschaft Waren setzt derzeit die Finanzsoftware "CIP" der mach GmbH ein. Die eingesetzte Lösung ist technisch und funktional veraltet und erfüllt die aktuellen Anforderungen insbesondere in folgenden Bereichen nicht mehr: gesetzliche Vorschriften (z. B. fachliche Standards für kommunale Buchführung und Berichtsanforderungen), moderne Schnittstellen für E‑Government und digitale Vorgänge, Leistung und Skalierbarkeit sowie moderner IT‑Sicherheitsstandards. Unterstützung und Weiterentwicklung durch den Hersteller sind eingeschränkt verfügbar oder zeitlich begrenzt.

Notwendigkeit der Beschaffung:

Eine zukunftsfähige Finanzsoftware ist erforderlich, um die Einhaltung gesetzlicher und haushaltsrechtlicher Vorgaben sicherzustellen, die fortschreitende Digitalisierung interner Prozesse (z. B. elektronische Rechnungsverarbeitung, digitale Kassenführung, Schnittstellen zu Verwaltungsvorgängen) zu ermöglichen, Betriebssicherheit, Datensicherheit und Support auf zeitgemäßem Niveau zu gewährleisten, Effizienzgewinne durch automatisierte Workflows und standardisierte Schnittstellen zu erzielen.

Die Umstellung soll spätestens zum 01.01.2027 erfolgen, um den Übergang im Kalender- und Haushaltsjahr strukturiert zu gestalten.

Für die Auswahl einer neuen Standardsoftware soll ein Vergabeverfahren eingeleitet werden. Vorgeschlagen wird eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb im Haushaltsjahr 2026..